Zarobki i rozliczenia instruktorów — od zajęć do wypłaty

Około 15 minut · Dla właściciela i administratora klubu

W menu Instruktorzy → Zarobki sprawdzisz miesięczne naliczenia kadry. Stamtąd utworzysz rozliczenia i przejdziesz do ich historii. Przed pierwszym miesiącem skonfiguruj stawki i sposób naliczania.

Co oznacza wypłata w tym panelu

Przyciski Oznacz jako wypłacone i Zamknij i wypłać zapisują stan w ewidencji. Nie zlecają przelewu bankowego. Oznaczaj je po wypłacie zrealizowanej przez klub.

Przygotuj miesiąc

1. Sprawdź przypisanie prowadzących i asystentów do rzeczywistych zajęć w grafiku instruktorów.
2. Uzupełnij obecności, szczególnie gdy płacisz za uczestnika.
3. Zamknij zakończone zajęcia w wybranym przez klub trybie. Sam termin wpisany w kalendarzu nie tworzy naliczenia.
4. Sprawdź indywidualne stawki, role i daty ich obowiązywania.
5. Sprawdź umowę instruktora i jej akceptację.
6. Otwórz Instruktorzy → Zarobki i wybierz 1 Rok oraz Miesiąc.

Jeżeli część zajęć nie trafiła do wynagrodzeń, przeczytaj 2 ostrzeżenie i przejdź wskazanym linkiem do obecności albo grafiku instruktorów, aby uzupełnić brakujące dane.

Na ekranie pojawią się 3 kafelki Kadra w miesiącu, kwoty według ról, Do wypłaty z umową i Do wypłaty bez umowy oraz lista osób. Kolumna dla młodzieżowych instruktorów pojawia się, gdy występują w danych miesiąca. Brak umowy jest oznaczony ostrzeżeniem; sam w sobie nie blokuje utworzenia rozliczenia.

Przy komunikacie o treningach oznaczonych jako rozliczone bez rozliczenia zobaczysz 4 Odblokuj wszystkie. Użyj go po sprawdzeniu podanej liczby i kwoty, aby przywrócić możliwość ujęcia tych pozycji w nowym rozliczeniu.

1

2

3

4

Zarobki kadry — wybór miesiąca, kwoty i ostrzeżenia, dane przykładoweKliknij, aby powiększyć

×

1

2

3

4

Sprawdź pozycje każdej osoby

1. Znajdź osobę w Lista kadry.
2. Kliknij licznik Wpisy przy nazwisku. Rozwiną się pozycje według roli: prowadzenie, asysta oraz — jeśli występuje — młodzieżowy instruktor.
3. Porównaj Grupa, Dzień, Obecnych, Rola, Kwota i Status.
4. Sprawdź Łącznie do wypłaty, w tym pokazane osobno premie i potrącenia, jeżeli rozliczenie już istnieje.

Licznik wpisów opisuje pozycje naliczeń za role. Przy kilku rolach nie traktuj go automatycznie jako liczby odrębnych terminów w kalendarzu.

Jeżeli widzisz informację Kwoty i liczba zajęć z zapisanego rozliczenia. Szczegóły zajęć nie są dostępne., odczytaj kwotę z zapisanego rozliczenia i użyj linku Rozliczenia. Nie jest to nowa pusta lista zajęć.

Wolontariat ma oznaczenie Wartość statystyczna · wolontariat. Ta wartość nie zwiększa wypłaty. Dla osoby pracującej w miesiącu wyłącznie jako wolontariusz nie powstaje płatne rozliczenie.

Popraw brakujące naliczenia

Komunikat	Co zrobić
Pozycje bez stawki	Kliknij licznik przy osobie, aby przejść do jej zakładki Stawki. Ustaw stawkę dla właściwej roli, grupy i daty. Otwarte pozycje przeliczą się ponownie.
Odbyte, ale niezamknięte	Kliknij Przejdź do obecności, sprawdź obecności i zamknij zajęcia.
Zamknięte bez naliczenia	Kliknij Przejdź do grafiku instruktorów i sprawdź obsadę. Zwykle brakuje prowadzącego. Po poprawieniu przypisania kwota może zostać naliczona.
Brak podpisanej umowy	Otwórz umowę osoby i doprowadź do jej akceptacji. Stawki i naliczenia możesz sprawdzać wcześniej.
Kwota wymaga przeliczenia	Otwórz wersję roboczą rozliczenia i użyj Przelicz rozliczenie. Kwota na liście jest ostatnią zapisaną kwotą.

Pozycje bez stawki są liczone jako 0, więc zaniżają widoczne sumy. System nie pozwoli wygenerować rozliczenia z takimi pozycjami — popraw stawkę i spróbuj ponownie.

Jeżeli pojawi się osobny komunikat Treningi oznaczone jako rozliczone bez rozliczenia, sprawdź podaną liczbę i kwotę. Użyj Odblokuj treningi przy osobie albo Odblokuj wszystkie w komunikacie zbiorczym i potwierdź. Przyciski są dostępne tylko przy wykrytym problemie; przywracają możliwość ujęcia tych pozycji w nowym rozliczeniu.

Wygeneruj rozliczenie

1. Upewnij się, że wybrano właściwy miesiąc i poprawiono pozycje bez stawki.
2. Przy osobie kliknij Wygeneruj rozliczenie.
3. Poczekaj na potwierdzenie utworzenia. Przy osobie pojawi się Rozliczenie: szkic.
4. Kliknij jej link Rozliczenia, aby otworzyć szczegóły, albo Przejdź do rozliczeń w części Formalne rozliczenia.

Rozliczenie obejmuje płatne, zatwierdzone pozycje wybranego okresu, które nie należą do innego rozliczenia. Ponowne kliknięcie nie tworzy drugiego aktywnego dokumentu dla tej samej osoby i tego samego okresu — komunikat skieruje Cię do już istniejącego rozliczenia.

Wygeneruj dla całej kadry

Kliknij Wygeneruj rozliczenia (wszyscy). Po zakończeniu sprawdź podsumowanie: ile utworzono, ile pominięto, ponieważ już istniały, i czy są błędy. Osoby z samym wolontariatem są pomijane. Jeśli część osób wymaga poprawki stawki, popraw ich dane i wygeneruj brakujące rozliczenia. Powodzenie części operacji nie oznacza, że wszystkie osoby zostały rozliczone.

Przejrzyj listę rozliczeń

Na ekranie Rozliczenia instruktorów użyj filtrów osoby oraz statusu: Wersje robocze, Zatwierdzone, Wypłacone albo Anulowane. Kliknij nagłówek miesiąca, aby rozwinąć listę.

Karta miesiąca pokazuje liczbę rozliczeń, wypłaconych i oczekujących, kwotę łączną oraz wypłaconą. Przy każdej osobie sprawdzisz status, liczbę sesji i godzin, kwotę, premie, potrącenia oraz ewentualne ostrzeżenie Brak umowy. Kliknij Szczegóły, aby przejrzeć pozycje.

Przycisk Dashboard zarobków prowadzi z powrotem do miesięcznego zestawienia.

Przelicz wersję roboczą

Zrób to po zmianie obsady, zamknięciu dodatkowych zajęć albo poprawieniu stawek, gdy szkic już istnieje.

1. Przy wersji roboczej na liście lub w jej szczegółach kliknij Przelicz rozliczenie.
2. Przeczytaj opis: przeliczenie obejmie zajęcia w tym szkicu i doda nowe naliczenia z jego okresu.
3. W oknie potwierdzenia kliknij Przelicz rozliczenie.
4. Po komunikacie Przeliczono rozliczenie sprawdź ponownie pozycje i kwotę do wypłaty.

Premie, potrącenia i notatki pozostają zapisane. Operacja jest dostępna dla wersji roboczej. Jeśli system wykryje nieaktualne kwoty, zablokuje zatwierdzenie lub oznaczenie wypłaty do czasu przeliczenia.

Gdy przeliczenie się nie powiedzie, okno pozostanie otwarte. Użyj Sprawdź obsadę i zamknięcie zajęć, jeśli przycisk się pojawi, popraw wskazane zajęcia i ponów przeliczenie. W innym przypadku przejdź przez Szczegóły.

Sprawdź składniki kwoty do wypłaty

W szczegółach rozliczenia przeczytaj Podsumowanie finansowe:

Pozycja	Znaczenie na tym ekranie
Wypracowano	Suma zapisanych naliczeń za zajęcia, przed premiami.
Premie	Dodatki wpisane do tego rozliczenia.
Kwota brutto	Wypracowana kwota razem z premiami.
Potrącenia	Kwota pomniejszenia wpisana w rozliczeniu.
Do wypłaty (netto)	Kwota po uwzględnieniu potrąceń.

Nazwy brutto i netto odnoszą się tutaj do powyższego podsumowania. Ten ekran nie wylicza automatycznie składek ZUS ani podatku. Przy nowych rozliczeniach dług kursowy młodzieżowego instruktora również nie jest automatycznie odejmowany od wynagrodzenia.

Niżej, w Pozycje rozliczenia, sprawdź datę, grupę, typ i kwotę stawki, godziny, uczestników i wartość każdej pozycji. Sekcja Historia premii pokazuje dodane premie z kwotami i powodami.

Dodaj premię

Premię można dodać do wersji roboczej lub rozliczenia zatwierdzonego.

1. Wróć do listy Rozliczenia instruktorów i przy osobie kliknij Dodaj premię.
2. Wpisz Kwota premii w walucie rozliczenia — dodatnią kwotę, maksymalnie z dwoma miejscami po przecinku.
3. Wypełnij Powód przyznania premii, maksymalnie 500 znaków.
4. Sprawdź podgląd Do wypłaty po dodaniu premii.
5. Kliknij Dodaj premię. Zwiększy się suma do wypłaty, a premia trafi do historii.

Premia nie zmienia stawek ani naliczeń za poszczególne zajęcia. Przy niepewnym wyniku zapisu możesz ponowić zapis w tym samym oknie — ponowienie tej operacji nie dodaje premii drugi raz. Przed otwarciem nowego okna sprawdź historię premii.

Jeżeli rozliczenie jest już Wypłacone, okno zaproponuje Cofnij oznaczenie wypłaty. Po potwierdzeniu dodaj premię, wypłać brakującą kwotę i ponownie oznacz całość jako wypłaconą. Rozliczenie anulowane wymaga utworzenia nowego rozliczenia.

Zapisz potrącenia i notatki

Wykonaj te kroki, gdy rozliczenie ma status Wersja robocza.

1. W Szczegóły, obok Potrącenia, kliknij Edytuj.
2. Wpisz nieujemną kwotę i kliknij Zapisz. Sprawdź nową kwotę Do wypłaty (netto).
3. W części Notatki kliknij Edytuj, wpisz uzgodnienia przeznaczone także dla instruktora i kliknij Zapisz.
4. W części Notatki admina zapisz informacje wewnętrzne. Instruktor ich nie widzi.

Każde pole notatek ma limit 2000 znaków. Po zatwierdzeniu w szczegółach nie ma przycisków edycji potrąceń i notatek — sprawdź je przed kolejnym krokiem.

Zatwierdź i oznacz wypłatę jednej osobie

1. Otwórz szczegóły wersji roboczej i porównaj ostateczną kwotę z pozycjami, premiami i potrąceniami.
2. Kliknij Zatwierdź. Rozliczenie zmieni stan na Zatwierdzone, a w szczegółach pojawi się data zatwierdzenia.
3. Zrealizuj wypłatę poza panelem rozliczeń.
4. W szczegółach kliknij Oznacz jako wypłacone albo na liście zaznacz Wypłacone przy tej osobie.
5. Sprawdź status Wypłacone i datę wypłaty.

Pole Wypłacone na liście pozwala także przejść bezpośrednio z wersji roboczej do wypłaty; wtedy system zapisuje również zatwierdzenie. Przed użyciem tego skrótu wykonaj kontrolę kwot.

Zamknij cały miesiąc

1. Na liście ustaw Wszyscy instruktorzy i Wszystkie statusy, jeśli chcesz objąć całą kadrę.
2. Rozwiń właściwy miesiąc i sprawdź liczbę oczekujących rozliczeń.
3. Upewnij się, że wszystkie wypłaty objęte operacją zostały zrealizowane.
4. Kliknij Zamknij miesiąc.
5. Sprawdź miesiąc i liczbę rozliczeń w potwierdzeniu, a następnie kliknij Zamknij i wypłać.
6. Sprawdź wynik: wszystkie oczekujące pozycje powinny mieć stan Wypłacone, a karta oznaczenie Zamknięty. Jeżeli operacja zakończyła się częściowo, przejrzyj pozostałe pozycje i komunikaty.

Operacja obejmuje wersje robocze i zatwierdzone widoczne w karcie miesiąca po zastosowaniu filtrów. Nie tworzy brakujących rozliczeń. Przelicz najpierw szkice oznaczone komunikatem Kwota wymaga przeliczenia.

W oknie nie ma zbiorczego przycisku cofania zamknięcia miesiąca. Błędne oznaczenie wypłaty możesz cofnąć osobno dla każdej osoby zgodnie z następną sekcją.

Cofnij błędne oznaczenie wypłaty

1. Na liście rozliczeń odznacz Wypłacone przy właściwej osobie.
2. Potwierdź pytanie o cofnięcie wypłaty.
3. Sprawdź, że rozliczenie wróciło do stanu Zatwierdzone.

To korekta ewidencji, bez zwrotu pieniędzy z konta instruktora. Na ekranie Zarobki nie można cofać rozliczenia oznaczonego jako wypłacone — najpierw wykonaj powyższe kroki na liście rozliczeń.

Anuluj lub usuń błędne rozliczenie

Stan	Dostępna czynność
Wersja robocza	W szczegółach Anuluj lub Usuń; w Zarobkach Usuń rozliczenie.
Zatwierdzone	W szczegółach Anuluj; w Zarobkach Cofnij rozliczenie.
Wypłacone	Najpierw cofnij oznaczenie wypłaty na liście.
Anulowane	W szczegółach można usunąć dokument; nie można go ponownie zatwierdzić.

Anulowanie pozostawia dokument w historii ze statusem Anulowane i zwalnia jego naliczenia do ponownego rozliczenia. Usunięcie wersji roboczej także zwalnia naliczenia, ale usuwa sam dokument. Po poprawce danych możesz wygenerować nowy dokument za ten okres.

Przy usuwaniu w szczegółach potwierdź Tak, usuń. Zanim usuniesz lub anulujesz rozliczenie, zachowaj potrzebne informacje o premiach, potrąceniach i notatkach — nie są automatycznie przenoszone do nowego dokumentu. Do aktualizacji samych naliczeń w szkicu użyj wcześniej opisanej opcji Przelicz rozliczenie, która zachowuje te dodatki.

Pobierz rozpiskę i sprawdź widok instruktora

Wróć do Zarobków, wybierz właściwy rok i miesiąc, a następnie kliknij Eksportuj rozpiskę do Excela. Pobierzesz plik XLSX z rozpiską wybranego okresu.

Instruktor sprawdza własne naliczenia i historię w Moich rozliczeniach. Nie zatwierdza w tym miejscu wypłat całej kadry i nie widzi Notatek admina. Prowizje od poleconych klientów mają osobne oznaczanie wypłat.