Rekrutacja — od zapytania do zapisu

Około 20 minut

W menu po lewej, w części Uczestnicy, kliknij Rekrutacja. To jedno miejsce na wszystkie zapytania: każda osoba, która zostawiła kontakt w formularzu, przyszła z reklamy na Facebooku, zadzwoniła albo została dodana ręcznie, jest tu zgłoszeniem. Ekran układa zgłoszenia w etapy — od pierwszego telefonu, przez trening próbny, do zapisu do klubu. Ekran widzą właściciel i administratorzy klubu.

Nagłówek ekranu

• 1 Tytuł Rekrutacja i opis „Jedno miejsce na wszystkie zapytania — od pierwszego kontaktu do zapisu.”
• 2 „Facebook — nowe dziś: 1” — niebieska plakietka pokazuje się tylko wtedy, gdy klub ma podłączone formularze z reklam na Facebooku i dziś przyszło z nich co najmniej jedno zgłoszenie. Po najechaniu widać nazwę strony na Facebooku.
• 3 Importuj zgłoszenia — wczytanie listy z pliku (opis niżej: Import zgłoszeń z pliku).
• 4 Dodaj zgłoszenie — ręczne dodanie osoby, która zadzwoniła albo przyszła do klubu (opis niżej: Nowe zgłoszenie).

1

2

3

4

Nagłówek ekranu RekrutacjaClick to enlarge

×

1

2

3

4

Gdy klub nie podłączył jeszcze formularzy z reklam na Facebooku, nad listą zgłoszeń stoi niebieska karta Podłącz formularze z reklam na Facebooku z przyciskiem Połącz → (prowadzi do Ustawienia → Integracje) i krzyżykiem Ukryj baner, który chowa ją na 30 dni.

• 1 Ten sam formularz nowego zgłoszenia otwiera okrągły przycisk + w prawym dolnym rogu ekranu. Widać go na każdej szerokości ekranu, także w telefonie.

1

Przycisk „+” w rogu ekranuClick to enlarge

×

1

Nowe zgłoszenie

Okno Nowe zgłoszenie („Podstawowe dane kontaktowe. Resztę uzupełnisz w Rekrutacji, gdy zadzwonisz.”):

• 1 Imię i nazwisko — wymagane, z nazwiskiem.
• 2 Telefon…
• 3 …albo E-mail — wystarczy jedno z dwóch.
• 4 Źródło — skąd przyszło zgłoszenie (domyślnie „Telefon”). Podpowiedź: „Skąd przyszło zgłoszenie. Pomaga sprawdzić, które kanały i kampanie działają.”
• 5 Notatka — np. o jaką grupę pytał, kiedy oddzwonić.
• 6 Anuluj i Dodaj zgłoszenie.

1

2

3

4

5

6

Okno „Nowe zgłoszenie”Click to enlarge

×

1

2

3

4

5

6

Lista źródeł

• 1 Pole Źródło…
• 2 …ma do wyboru: „Strona WWW”, „Telefon”, „Facebook / Instagram”, „Polecenie znajomego”, „Wizyta w klubie”, „Po treningu próbnym” i „Inne”.

1

2

Źródła zgłoszeniaClick to enlarge

×

1

2

Samo imię bez nazwiska

• 1 Wpisane samo imię…
• 2 …kończy się komunikatem „Podaj imię i nazwisko.” — zgłoszenie nie zostaje dodane.

1

2

Brak nazwiskaClick to enlarge

×

1

2

Bez telefonu i e-maila

• 1 Puste pola telefonu i e-maila…
• 2 …dają komunikat „Podaj telefon albo e-mail.”

1

2

Brak danych kontaktowychClick to enlarge

×

1

2

Wypełnione zgłoszenie

• 1 Imię z nazwiskiem, telefon i e-mail…
• 2 …wybrane źródło, np. „Facebook / Instagram”…
• 3 …i notatka.
• 4 Dodaj zgłoszenie zapisuje osobę (w trakcie zapisu napis zmienia się na „Zapisywanie…”).

1

2

3

4

Wypełnione okno nowego zgłoszeniaClick to enlarge

×

1

2

3

4

Zgłoszenie dodane

• 1 Okno się zamyka, a w rogu pojawia się „Zgłoszenie dodane do Rekrutacji.” Nowa osoba trafia do kolumny Nowe zgłoszenia. Gdy zapis się nie uda, komunikat podaje powód albo „Nie udało się dodać zgłoszenia.”

1

Potwierdzenie dodania zgłoszeniaClick to enlarge

×

1

Import zgłoszeń z pliku

Okno Import zgłoszeń rekrutacyjnych przyjmuje listę z arkusza — np. odpowiedzi z formularza Google. Najpierw sprawdza plik bez zapisu, dopiero potem importuje poprawne wiersze.

• 1 Opis i wymagane kolumny: „Sygnatura czasowa” (albo „ID zgłoszenia”), telefon lub e-mail oraz imię i nazwisko uczestnika albo opiekuna. Opcjonalnie: „Grupa” (nazwa grupy) oraz „Data treningu próbnego” z „Godziną treningu próbnego”.
• 2 Plik zgłoszeń — CSV, TSV albo XLSX, najwyżej 1000 wierszy i 10 MB.
• 3 Źródło pliku.
• 4 Powiadom administratorów o nowych zgłoszeniach — domyślnie wyłączone. Import nigdy nie wysyła wiadomości do importowanych osób.
• 5 Zamknij, Analizuj bez zapisu (aktywne po wybraniu pliku) i Importuj poprawne wiersze (aktywne dopiero po analizie).

1

2

3

4

5

Okno importu zgłoszeńClick to enlarge

×

1

2

3

4

5

Źródło pliku

• 1 Źródło pliku…
• 2 …„Google Forms” (domyślnie) albo „Inny arkusz”.

1

2

Źródło pliku do importuClick to enlarge

×

1

2

Wynik analizy bez zapisu

• 1 Wybrany plik.
• 2 „Wynik analizy bez zapisu”: liczba wierszy i liczniki według stanu — „nowy” (zgłoszenie zostanie utworzone), „istniejący” (osoba już jest w Rekrutacji i zostanie powiązana), „do sprawdzenia”, „konflikt”.
• 3 „Do ręcznego sprawdzenia” — lista wierszy z powodem, np. „Brak telefonu i e-maila albo są niepoprawne”, „Nie udało się dopasować grupy”. Te wiersze nie zostaną zaimportowane.
• 4 Importuj poprawne wiersze — teraz aktywny.

1

2

3

4

Wynik analizy pliku bez zapisuClick to enlarge

×

1

2

3

4

Wynik importu

• 1 „Wynik importu” — liczniki po zapisie: „utworzony”, „powiązany”, a przy ponownym wczytaniu tego samego pliku „już zaimportowany”.
• 2 „Import zakończony. Poprawne zgłoszenia są widoczne w Rekrutacji.”

1

2

Wynik importuClick to enlarge

×

1

2

Gdy pliku nie da się odczytać, okno pokazuje czerwony komunikat z powodem, np. „Plik jest za duży — maksymalnie 10 MB.”, „Nieobsługiwany format pliku. Wgraj plik CSV, TSV albo XLSX.” albo „Plik ma za dużo wierszy — maksymalnie 1000.”

Jak działa ten panel?

• 1 Zwinięta ramka „Jak działa ten panel? Krótkie wyjaśnienie 3 ścieżek rekrutacji” — kliknij, żeby ją rozwinąć.

1

Wyjaśnienie panelu — zwinięteClick to enlarge

×

1

Rozwinięte wyjaśnienie

• 1 Krótki opis: trzy niezależne ścieżki pozyskiwania uczestników działają równolegle.
• 2 Rekrutacja ciągła — najlżejszy pierwszy kontakt: klient zostawia podstawowe dane, klub oddzwania.
• 3 Dołączanie od razu — pełna rejestracja do klubu dla osób już zdecydowanych.
• 4 Zapisy na oferty — publiczna strona z wybranymi grupami i wydarzeniami z limitem miejsc; klient rezerwuje miejsce, Ty zatwierdzasz zgłoszenie.

1

2

3

4

Wyjaśnienie trzech ścieżekClick to enlarge

×

1

2

3

4

Rekrutacje sezonowe

Nabory na nowy sezon, obóz albo inny termin z własnym formularzem. Kreator naboru otwiera się w osobnym oknie.

• 1 Tytuł Rekrutacje sezonowe i opis „Publiczne nabory na nowy sezon — link, kod QR i osadzenie na stronie.”
• 2 Utwórz rekrutację sezonową — nowy nabór.
• 3 Wiersz naboru: nazwa, stan („Wersja robocza”, „Opublikowany”, „Wstrzymany” albo „Zamknięty”), zielone „Zapisani: 14” i „Czekają: 3” (na żółto, gdy ktoś czeka na decyzję).
• 4 Zgłoszenia z liczbą oczekujących — lista zgłoszeń z tego naboru; Edytuj — ustawienia naboru.
• 5 Kopiuj link, QR i Otwórz — tylko przy naborze opublikowanym, w terminie otwarcia zapisów — oraz Usuń.
• 6 Nabór w wersji roboczej ma tylko Zgłoszenia, Edytuj i Usuń.

1

2

3

4

5

6

Rekrutacje sezonoweClick to enlarge

×

1

2

3

4

5

6

Gdy klub nie ma jeszcze żadnego naboru, zamiast listy stoi „Nie masz jeszcze żadnego naboru. Utwórz pierwszy, aby zebrać zapisy na nowy sezon.”

Kod QR naboru

• 1 QR…
• 2 …rozwija pod wierszem kod do zeskanowania telefonem z przyciskiem do pobrania pliku do druku (ulotka, plakat, wpis na Instagramie). Drugie kliknięcie zwija kod.

1

2

Kod QR naboruClick to enlarge

×

1

2

Kopiuj link

• 1 Kopiuj link…
• 2 …kopiuje adres formularza naboru — „Skopiowano link.” Gdy przeglądarka nie pozwala na kopiowanie, pojawia się „Nie udało się skopiować.”

1

2

Skopiowany link naboruClick to enlarge

×

1

2

Usuwanie naboru

• 1 Usuń najpierw pyta „Usunąć rekrutację?” — nabór zostanie usunięty, a zebrane zgłoszenia pozostaną w systemie. Tej operacji nie można cofnąć.
• 2 Anuluj albo Usuń rekrutację.

1

2

Pytanie przed usunięciem naboruClick to enlarge

×

1

2

• 1 Po potwierdzeniu: „Rekrutacja usunięta.”…
• 2 …a nabór znika z listy.

1

2

Nabór usuniętyClick to enlarge

×

1

2

Dziś do zrobienia

Główna część ekranu: zgłoszenia ułożone w sześć kolumn-etapów, jedna pod drugą. Zaczynaj od góry.

• 1 Dziś do zrobienia — „Zgłoszenia wymagające kontaktu, przypomnienia lub decyzji. Zaczynaj od góry.”
• 2 Osoba odpowiedzialna — filtr wszystkich kolumn naraz: „Wszyscy” (domyślnie), „Nieprzypisane” albo konkretna osoba. Do wyboru są aktywni właściciele i administratorzy klubu.
• 3 Pierwsza kolumna Dziś z liczbą zgłoszeń i opisem „Trzeba działać teraz.” — trafiają tu osoby, do których minął termin ponownego kontaktu, i te z treningiem próbnym w ciągu najbliższej doby. Nowe zgłoszenie bez ustalonego terminu kontaktu stoi tylko w Nowych zgłoszeniach.
• 4 Zgłoszenie do ponownego kontaktu: Zadzwoniono i Wyślij zaproszenie.
• 5 Zgłoszenie po treningu próbnym: Zapisz do klubu i Wyślij zaproszenie.

1

2

3

4

5

Dziś do zrobienia — filtr i pierwsza kolumnaClick to enlarge

×

1

2

3

4

5

Pod kolumną Dziś stoją kolejno: Nowe zgłoszenia, Po rozmowie, Umówieni na próbny, Po próbnym i Utracone / reaktywacja (opis: Kolumny etapów). Ta sama osoba może być naraz w Dziś i w kolumnie swojego etapu — tu Anna Kos jest też w Po próbnym. Zgłoszenie oznaczone do ponownego kontaktu, któremu minął termin, przechodzi z Po rozmowie do Dziś. Kolumna bez zgłoszeń pokazuje zielone „Wszystko ogarnięte w tej sekcji.” Gdy w kolumnie jest ponad 10 zgłoszeń, pod pierwszymi dziesięcioma stoi Pokaż więcej (N), a po rozwinięciu Pokaż mniej.

Lista osób odpowiedzialnych

• 1 Osoba odpowiedzialna…
• 2 …„Wszyscy”, „Nieprzypisane” i imiona aktywnych właścicieli oraz administratorów klubu.

1

2

Filtr osoby odpowiedzialnejClick to enlarge

×

1

2

Osoba odpowiedzialna: Nieprzypisane

• 1 „Nieprzypisane”…
• 2 …zostawia w kolumnach tylko zgłoszenia bez osoby odpowiedzialnej — tu w Dziś…
• 3 …i w Nowych zgłoszeniach. Liczby przy kolumnach liczą tylko widoczne zgłoszenia.

1

2

3

Zgłoszenia bez osoby odpowiedzialnejClick to enlarge

×

1

2

3

Osoba odpowiedzialna: Anna Kowalska

• 1 Wybrana osoba…
• 2 …nie ma nic na dziś — kolumna bez jej zgłoszeń pokazuje „Wszystko ogarnięte w tej sekcji.”…
• 3 …w Nowych zgłoszeniach widzi tylko swoje zgłoszenie (z plakietką „Odpowiada: Anna Kowalska”)…
• 4 …a Po rozmowie jest u niej pusta.

1

2

3

4

Zgłoszenia jednej osoby odpowiedzialnejClick to enlarge

×

1

2

3

4

Osoba odpowiedzialna: Paweł Wójcik

• 1 Druga osoba…
• 2 …nie ma nic na dziś…
• 3 …ani w nowych zgłoszeniach…
• 4 …a jej zgłoszenie po rozmowie zostaje w kolumnie Po rozmowie.

1

2

3

4

Zgłoszenia drugiej osoby odpowiedzialnejClick to enlarge

×

1

2

3

4

Karta zgłoszenia

Każde zgłoszenie to karta z kolorowym paskiem po lewej: niebieski — nowe, do ponownego kontaktu albo wracające; pomarańczowy — umówione na próbny albo po próbnym; szary — utracone.

• 1 Imię i nazwisko (rodzica, uczestnika albo osoby kontaktowej) — kliknięcie otwiera panel Szczegóły i historia (opis: Panel szczegółów i historia kontaktu).
• 2 Plakietki: źródło („Strona WWW”, „Telefon”, niebieskie „Facebook”, „Polecenie znajomego”, „Inne”…), miasto, grupa wiekowa („6-9 lat”), grupa klubu i „Odpowiada: …” — osoba odpowiedzialna.
• 3 Pokaż szczegóły zgłoszenia — rozwija dane z formularza.
• 4 Pierwszy przycisk — główna akcja na tym etapie (tu Zadzwoniono)…
• 5 …i druga (tu Umów próbny).
• 6 … (Więcej akcji) — menu z pozostałymi akcjami.

1

2

3

4

5

6

Karta zgłoszeniaClick to enlarge

×

1

2

3

4

5

6

• 1 Pod nazwiskiem: numer telefonu (kliknięcie w telefonie od razu dzwoni) i stan kontaktu — „Brak historii kontaktu”, „Ostatni kontakt: dziś”, „Ostatni kontakt: wczoraj”, „Ostatni kontakt: 28 wrz” albo przy umówionym próbnym „Próbny: śr., 7 paź, 16:30–17:30”.

1

Telefon i stan kontaktuClick to enlarge

×

1

Przyciski zależą od etapu zgłoszenia:

Etap	Pierwszy przycisk	Drugi przycisk
Nowe	Zadzwoniono	Umów próbny
Do ponownego kontaktu	Zadzwoniono	Wyślij zaproszenie
Umówione na próbny	Zadzwoniono	Zmień termin
Po próbnym	Zapisz do klubu	Wyślij zaproszenie
Utracone albo wracające	Zadzwoniono	—

Gdy zgłoszenia po próbnym nie da się od razu przenieść do formularza zapisu, zostaje tylko jeden przycisk Wyślij zaproszenie.

Szczegóły zgłoszenia z e-mailem

• 1 Po kliknięciu napis zmienia się na Ukryj szczegóły.
• 2 E-mail z adresem i małym przyciskiem Wyślij e-mail.
• 3 Telefon.
• 4 Opiekun, Uczestnik i Data urodzenia.
• 5 Zgłoszenie — odpowiedzi i uwagi z formularza.

1

2

3

4

5

Rozwinięte szczegóły zgłoszeniaClick to enlarge

×

1

2

3

4

5

Szczegóły zgłoszenia z reklamy

• 1 Zgłoszenie z reklamy na Facebooku ma niebieską plakietkę „Facebook”, a po nieodebranym telefonie — żółte „Nieodebrane: 1”.
• 2 „Ostatni kontakt: dziś” — dziś była próba telefonu.
• 3 E-mail: „brak w zgłoszeniu”.
• 4 Kampania — z jakiej reklamy przyszła osoba (źródło, nazwa kampanii, wersja reklamy).

1

2

3

4

Szczegóły zgłoszenia z reklamyClick to enlarge

×

1

2

3

4

Gdy osoba kontaktowa z formularza jest kimś innym niż osoba na karcie, w szczegółach jest też Kontakt ze zgłoszenia.

Szczegóły zgłoszenia z notatką klubu

• 1 „Odpowiada: Paweł Wójcik” i zielona ikona kartki — do zgłoszenia dopisano notatkę (po najechaniu: „Notatki: 1”).
• 2 „Ostatni kontakt: 3 paź”.
• 3 Na dole szczegółów — treść notatek klubu z zieloną ikoną.

1

2

3

Notatka klubu w szczegółachClick to enlarge

×

1

2

3

Menu „Więcej akcji”

• 1 ……
• 2 …kolejno: Dodaj notatkę, Zadzwoniono, Nie odebrano, Wyślij e-mail (tylko gdy w zgłoszeniu jest e-mail), Szczegóły i historia, Umów próbny, Wyślij zaproszenie, Zapisz do klubu (formularz nowego uczestnika z danymi ze zgłoszenia) i pod linią, na czerwono, Oznacz jako utracony.

1

2

Menu „Więcej akcji” zgłoszeniaClick to enlarge

×

1

2

Menu zgłoszenia bez e-maila

• 1 … przy zgłoszeniu, w którym nie ma adresu e-mail…
• 2 …nie ma pozycji Wyślij e-mail.

1

2

Menu zgłoszenia bez e-mailaClick to enlarge

×

1

2

Menu zgłoszenia utraconego

• 1 … przy zgłoszeniu utraconym…
• 2 …nie ma już Oznacz jako utracony.

1

2

Menu zgłoszenia utraconegoClick to enlarge

×

1

2

Kolumny etapów

Nowe zgłoszenia

• 1 Nowe zgłoszenia — „Nikt jeszcze nie dzwonił.”
• 2 Ramka filtrów: Miasta i Grupy wiekowe z liczbą zgłoszeń przy każdej wartości. Kliknięcie zawęża tę jedną kolumnę.
• 3 Zgłoszenie ze strony klubu…
• 4 …i zgłoszenie z reklamy na Facebooku po nieodebranym telefonie.

1

2

3

4

Kolumna Nowe zgłoszeniaClick to enlarge

×

1

2

3

4

Filtr miasta

• 1 Liczba przy kolumnie zmienia się na „1 z 2” — widoczne z wszystkich.
• 2 Wybrane miasto jest wypełnione kolorem. Kilka miast naraz pokazuje zgłoszenia z każdego z nich.
• 3 Wyczyść filtry wraca do pełnej listy.
• 4 W kolumnie zostają zgłoszenia z wybranego miasta.

1

2

3

4

Filtr miasta w kolumnieClick to enlarge

×

1

2

3

4

Filtr grupy wiekowej

• 1 „1 z 2”…
• 2 …po wyborze grupy wiekowej, np. „6-9 lat”. Miasto i grupa wiekowa wybrane razem pokazują zgłoszenia, które pasują do obu.
• 3 Zgłoszenie z tej grupy wiekowej.

1

2

3

Filtr grupy wiekowejClick to enlarge

×

1

2

3

Gdy żadne zgłoszenie nie pasuje do wybranych filtrów, kolumna pokazuje „Żadne zgłoszenie nie pasuje do wybranych filtrów.” z przyciskiem Wyczyść filtry. Ta sama ramka filtrów pojawia się w kolumnie Umówieni na próbny, gdy zgłoszenia w niej mają miasto albo wiek.

Po rozmowie

• 1 Po rozmowie — „Rozmowa się odbyła — czekają na decyzję.”
• 2 Zgłoszenie po pierwszym telefonie. Trafia tu też zgłoszenie oznaczone do ponownego kontaktu, które nie ma jeszcze treningu próbnego — do czasu, gdy minie termin ponownego kontaktu; wtedy przechodzi do Dziś (tak jak zgłoszenie Roberta Kwiatkowskiego w tym przykładzie).

1

2

Kolumna Po rozmowieClick to enlarge

×

1

2

Umówieni na próbny

• 1 Umówieni na próbny — „Termin ustalony, trening przed nimi.”
• 2 Grupa treningu próbnego i zielone „Zapis samodzielny” — osoba sama wybrała termin w formularzu na stronie klubu, nie musisz go ustalać.
• 3 „Próbny:” z dniem i godzinami.
• 4 Zadzwoniono i Zmień termin.

1

2

3

4

Kolumna Umówieni na próbnyClick to enlarge

×

1

2

3

4

Po próbnym

• 1 Po próbnym — „Zapis do klubu albo ponowny kontakt.”
• 2 Źródło i grupa, w której był trening próbny.
• 3 Zapisz do klubu otwiera formularz nowego uczestnika z danymi ze zgłoszenia, a Wyślij zaproszenie wysyła osobie e-mail z linkiem do samodzielnej rejestracji.

1

2

3

Kolumna Po próbnymClick to enlarge

×

1

2

3

Utracone / reaktywacja

• 1 Utracone / reaktywacja — „Wracający i do odpuszczenia.”
• 2 Szary pasek — zgłoszenie utracone.
• 3 „Nieodebrane: 3” — ile razy nikt nie odebrał.
• 4 Tylko Zadzwoniono — możesz wrócić do tej osoby, np. przed nowym sezonem.

1

2

3

4

Kolumna Utracone / reaktywacjaClick to enlarge

×

1

2

3

4

Akcje na zgłoszeniu

Zadzwoniono

• 1 Zadzwoniono (w menu ten sam napis)…
• 2 …zapisuje rozmowę w historii — „Telefon odnotowany.” Zgłoszenie przechodzi do kolumny Po rozmowie.

1

2

Telefon odnotowanyClick to enlarge

×

1

2

Nie odebrano

• 1 Nie odebrano w menu … zapisuje próbę kontaktu i zwiększa licznik „Nieodebrane”. Gdy w zgłoszeniu jest e-mail, Klubownik wysyła też wiadomość z prośbą o kontakt: „Próbę kontaktu zapisano, a e-mail został dodany do wysyłki.”
• 2 Od razu otwiera się okno SMS po nieodebranym połączeniu — SMS wysyłasz dopiero po jego zatwierdzeniu (opis niżej: SMS po nieodebranym połączeniu).

1

2

Nie odebrano — zgłoszenie z e-mailemClick to enlarge

×

1

2

Nie odebrano — zgłoszenie bez e-maila

• 1 Ostrzeżenie „W zgłoszeniu nie ma adresu e-mail — wiadomość nie została wysłana.”…
• 2 …i potwierdzenie „Odnotowano nieodebraną próbę”. Okno SMS otwiera się tak samo.

1

2

Nie odebrano — zgłoszenie bez e-mailaClick to enlarge

×

1

2

Gdy wiadomości e-mail nie udało się dodać do wysyłki, pojawia się „Próbę kontaktu zapisano, ale e-maila nie udało się dodać do wysyłki.” Każdy nieudany zapis akcji kończy się komunikatem „Nie udało się zapisać zmiany. Spróbuj ponownie.”

Wyślij zaproszenie

• 1 Wyślij zaproszenie…
• 2 …wysyła e-mail z linkiem do pełnej rejestracji — „Zaproszenie wysłane.” Gdy zaproszenie poszło już wcześniej, pojawia się „Zaproszenie było już wysłane wcześniej.”, a przy błędzie „Nie udało się wysłać zaproszenia.”

1

2

Zaproszenie wysłaneClick to enlarge

×

1

2

Oznacz jako utracony

• 1 Oznacz jako utracony w menu … najpierw pyta: „Oznaczyć zgłoszenie jako utracone?” — zgłoszenie trafi do kolumny „Utracone / reaktywacja”, możesz do niego wrócić później.
• 2 Anuluj albo Oznacz jako utracony.

1

2

Pytanie przed oznaczeniem zgłoszenia jako utraconeClick to enlarge

×

1

2

• 1 Po potwierdzeniu: „Zgłoszenie oznaczone jako utracone.”

1

Zgłoszenie oznaczone jako utraconeClick to enlarge

×

1

SMS po nieodebranym połączeniu

• 1 „SMS zostanie wysłany na numer … z bramki klubu. Możesz zmienić treść przed wysłaniem.” Do tego czasu okno pokazuje „Pobieranie numeru telefonu i szablonu SMS…”.
• 2 Telefon z przyciskiem Zapisz telefon — gdy numer w zgłoszeniu jest błędny, popraw go tutaj.
• 3 Treść SMS — wstawia się szablon klubu ustawiony w Ustawienia → Rejestracja online → Rekrutacja ciągła; licznik „… / 480 znaków” i podpowiedź z liczbą znaków i SMS-ów. Polskie litery skracają limit jednego SMS-a ze 160 do 70 znaków.
• 4 Anuluj i Wyślij SMS.

1

2

3

4

Okno SMS po nieodebranym połączeniuClick to enlarge

×

1

2

3

4

Zmieniony numer

• 1 Nowy, poprawny numer daje podpowiedź „Zapisz zmieniony numer przed wysłaniem SMS-a.” i aktywny Zapisz telefon…
• 2 …a Wyślij SMS jest nieaktywny, dopóki numeru nie zapiszesz.

1

2

Zmieniony numer telefonuClick to enlarge

×

1

2

Niepoprawny numer

• 1 Za krótki albo błędny numer: „Podaj poprawny polski numer telefonu: 9 cyfr, opcjonalnie z prefiksem +48.”

1

Niepoprawny numer telefonuClick to enlarge

×

1

Numer zapisany

• 1 Opis okna pokazuje już nowy numer: „SMS zostanie wysłany na numer +48 602 345 678 z bramki klubu.”…
• 2 …pole pokazuje zapisany numer w tym samym zapisie, z „+48” i odstępami…
• 3 …a w rogu: „Numer telefonu zapisany. Możesz wysłać przygotowaną wiadomość.”

1

2

3

Zapisany numer telefonuClick to enlarge

×

1

2

3

Gdy w zgłoszeniu nie ma numeru, opis okna mówi: „W zgłoszeniu nie ma numeru telefonu. Wpisz numer poniżej i zapisz go, aby wysłać SMS.”

Treść bez polskich liter

• 1 Bez polskich liter jeden SMS mieści 160 znaków — podpowiedź pokazuje liczbę znaków, liczbę SMS-ów i ile znaków zostało w ostatnim.

1

Treść SMS bez polskich literClick to enlarge

×

1

Za długa wiadomość

• 1 Pole przyjmuje najwyżej 480 znaków; z polskimi literami to więcej niż 6 SMS-ów (tu „Znaki: 480 · SMS-y: 8”), więc pod licznikiem pojawia się czerwone „Za długa wiadomość — maksymalnie 6 SMS-ów. Skróć treść.”…
• 2 …a Wyślij SMS jest nieaktywny, dopóki nie skrócisz treści do 6 SMS-ów.

1

2

Za długa treść SMSClick to enlarge

×

1

2

SMS wysłany

• 1 „SMS został wysłany”. Wiadomość trafia do historii kontaktu.

1

SMS wysłanyClick to enlarge

×

1

Gdy SMS nie wyjdzie, okno pokazuje czerwony komunikat: „Klient zrezygnował z kontaktu — SMS nie został wysłany.”, „Nie udało się potwierdzić wysyłki. Spróbuj ponownie — system nie wyśle drugi raz tego samego SMS-a.” albo „SMS nie został wysłany. Sprawdź ustawienia i limit bramki SMS klubu.” — przy tym ostatnim jest przycisk Otwórz ustawienia SMS (ustawienia otwierają się w nowej karcie, treść zostaje w oknie).

Notatka i e-mail

Notatka do zgłoszenia

• 1 Dodaj notatkę w menu … otwiera okno Notatka do zgłoszenia z polem na najwyżej 2000 znaków.
• 2 Zapisz notatkę jest nieaktywny, dopóki pole jest puste.

1

2

Okno notatki — pusteClick to enlarge

×

1

2

• 1 Wpisana notatka…
• 2 …i aktywny Zapisz notatkę.

1

2

Wpisana notatkaClick to enlarge

×

1

2

• 1 „Notatka zapisana.” Na karcie pojawia się zielona ikona kartki, a treść — w szczegółach zgłoszenia. Gdy zapis się nie uda: „Nie udało się zapisać notatki. Spróbuj ponownie.”

1

Notatka zapisanaClick to enlarge

×

1

Wiadomość e-mail do zgłaszającego

• 1 „Wiadomość pójdzie na adres … z nadawcy klubu i zapisze się w historii kontaktów.” Gdy w zgłoszeniu nie ma e-maila, okno mówi „W zgłoszeniu nie ma adresu e-mail — skontaktuj się telefonicznie.”
• 2 Temat.
• 3 Treść.
• 4 Anuluj i Wyślij — aktywny po wpisaniu tematu i treści.

1

2

3

4

Okno wiadomości e-mailClick to enlarge

×

1

2

3

4

• 1 Wpisany temat i treść…
• 2 …i aktywny Wyślij.

1

2

Wypełniona wiadomość e-mailClick to enlarge

×

1

2

• 1 „Wiadomość wysłana”. Przy błędzie: „Nie udało się wysłać wiadomości”.

1

Wiadomość wysłanaClick to enlarge

×

1

Umawianie treningu próbnego

Okno Umów trening próbny otwiera Umów próbny na karcie, w menu … i w panelu szczegółów: „Wybierz grupę i najbliższy termin. System przypomni o próbnym i dopisze obecność.”

• 1 Grupa — na start grupa ze zgłoszenia, a gdy jej nie ma — pierwsza grupa. Pod listą: „Członkowie grupy: 11. Limit miejsc: 16. Osoby w trakcie rekrutacji: 2.” i ostrzeżenie „Grupa prawie pełna — razem z chętnymi zostało niewiele miejsc.”, gdy członkowie razem z chętnymi zajmują co najmniej 80% miejsc.
• 2 Termin.
• 3 Anuluj i Zaplanuj próbny — aktywny po wyborze grupy i terminu.

1

2

3

Okno umawiania treningu próbnegoClick to enlarge

×

1

2

3

Lista grup

• 1 Grupa…
• 2 …każda pozycja z liczbami, np. „Dzieci 6–9 lat — zajęte miejsca: 11/16, chętni: 2” (chętni to osoby w trakcie rekrutacji przypisane do tej grupy).

1

2

Lista grup z obłożeniemClick to enlarge

×

1

2

Grupa: Młodzież 10–14 lat

• 1 Inna grupa — inne liczby, ta też jest prawie pełna.

1

Grupa prawie pełnaClick to enlarge

×

1

Grupa: Dorośli

• 1 W grupie z wolnymi miejscami zostają same liczby, bez ostrzeżenia.

1

Grupa z wolnymi miejscamiClick to enlarge

×

1

Gdy członkowie razem z chętnymi osiągają limit, ostrzeżenie jest czerwone: „Uwaga: członkowie + chętni osiągają limit miejsc. Rozważ inną grupę albo powiększ limit.” Grupa bez limitu pokazuje „Członkowie grupy: … Osoby w trakcie rekrutacji: … Grupa nie ma ustawionego limitu miejsc (Grupy → edytuj grupę).”

Lista terminów

• 1 Termin…
• 2 …najbliższe zajęcia wybranej grupy z dniem tygodnia i godzinami. Grupa bez nadchodzących zajęć pokazuje „Brak nadchodzących sesji w tej grupie.”

1

2

Najbliższe terminy grupyClick to enlarge

×

1

2

Wybrany termin

• 1 Wybrany termin…
• 2 …i aktywny Zaplanuj próbny.

1

2

Wybrany termin próbnegoClick to enlarge

×

1

2

• 1 „Próbny zaplanowany.” Zgłoszenie przechodzi do kolumny Umówieni na próbny, a osoba dostaje potwierdzenie z terminem (gdy wiadomość po umówieniu jest włączona w ustawieniach). Gdy się nie uda: „Nie udało się zaplanować próbnego.” albo powód z serwera.

1

Próbny zaplanowanyClick to enlarge

×

1

Zmień termin

• 1 Przy zgłoszeniu z umówionym próbnym okno nazywa się Zmień termin treningu próbnego…
• 2 …ma od razu wybraną grupę z poprzedniego terminu…
• 3 …a przycisk zapisu to Zmień termin.

1

2

3

Zmiana terminu treningu próbnegoClick to enlarge

×

1

2

3

Panel szczegółów i historia kontaktu

Kliknięcie w nazwisko albo Szczegóły i historia w menu … otwiera panel z prawej strony.

• 1 Imię i nazwisko (gdy go brak: „Szczegóły zgłoszenia”).
• 2 Przycisk z numerem telefonu (w telefonie od razu dzwoni), SMS z telefonu (otwiera SMS-y w Twoim telefonie — to nie jest bramka SMS klubu), adres e-mail oraz plakietki: miasto, grupa wiekowa, grupa, „Nieodebrane: …” i „Kampania: …”.
• 3 Osoba odpowiedzialna za kontakt — „Nieprzypisane” albo jedna z osób („Do wyboru są tylko aktywni właściciele i administratorzy tego klubu.”).
• 4 Zgłoszenie — odpowiedzi z formularza.
• 5 Zadzwoniono, Nie odebrano, Dodaj notatkę, Umów próbny i — gdy jest e-mail — Wyślij e-mail. Działają tak samo jak na karcie.
• 6 Historia kontaktu — od najnowszych; świeże zgłoszenie: „Brak zdarzeń — to nowe zgłoszenie.”

1

2

3

4

5

6

Panel szczegółów zgłoszeniaClick to enlarge

×

1

2

3

4

5

6

Zmiana osoby odpowiedzialnej

• 1 Osoba odpowiedzialna za kontakt…
• 2 …„Nieprzypisane” i aktywni właściciele oraz administratorzy klubu.

1

2

Wybór osoby odpowiedzialnejClick to enlarge

×

1

2

• 1 Wybór zapisuje się od razu…
• 2 …„Zapisano osobę odpowiedzialną.” Na karcie zmienia się plakietka „Odpowiada: …”. Gdy się nie uda: „Nie udało się zapisać osoby odpowiedzialnej.”

1

2

Osoba odpowiedzialna zapisanaClick to enlarge

×

1

2

Zgłoszenie z reklamy

• 1 Plakietki „Nieodebrane: 1” i „Kampania: …” z nazwą reklamy.
• 2 W historii: „Nieodebrana próba telefonu” z datą i godziną.

1

2

Panel zgłoszenia z reklamyClick to enlarge

×

1

2

Źródło „Inne” z opisem

• 1 Skąd o nas wie (inne) — opis, który osoba wpisała w formularzu przy odpowiedzi „Inne”.
• 2 Zgłoszenie z e-mailem ma też Wyślij e-mail.
• 3 Historia: „Telefon wykonany”, „Zmiana statusu: Nowe zgłoszenie → Do ponownego kontaktu”, „Wiadomość e-mail”.

1

2

3

Panel zgłoszenia z odpowiedzią „Inne”Click to enlarge

×

1

2

3

Polecenie trenera

• 1 Plakietka grupy, w której był trening próbny.
• 2 Który trener Cię polecił? — trener wskazany w formularzu.
• 3 Historia ze zmianami etapu, np. „Zmiana statusu: Umówiony trening próbny → Po treningu próbnym”.

1

2

3

Panel zgłoszenia z polecenia treneraClick to enlarge

×

1

2

3

Zgłoszenie utracone

• 1 Historia z „Nieodebrana próba telefonu”, „Wysłano SMS po nieodebranej próbie telefonu” i przejściem do utraconych — „Zmiana statusu: Nowe zgłoszenie → Utracone”. Etapy w historii mają te same nazwy co w aplikacji.

1

Historia zgłoszenia utraconegoClick to enlarge

×

1

Twoje ścieżki rekrutacji

Pod kolumnami są trzy karty — każda to inny sposób przyjmowania nowych osób, z własnym linkiem.

• 1 Twoje ścieżki rekrutacji — „Trzy sposoby przyjmowania nowych osób. Każda karta ma swój link i wyjaśnienie, kiedy jej używać.”
• 2 Rekrutacja ciągła — krótki formularz kontaktowy; klient niezdecydowany zostawia kontakt, a klub oddzwania.
• 3 Dołączanie od razu — pełna rejestracja do klubu dla osób zdecydowanych.
• 4 Zapisy na oferty — wybrane grupy i wydarzenia z limitem miejsc; klient sam wybiera ofertę i rezerwuje miejsce.

1

2

3

4

Trzy ścieżki rekrutacjiClick to enlarge

×

1

2

3

4

Karta Zapisy na oferty pojawia się, gdy klub ma włączone zapisy na oferty i co najmniej jedną aktywną ofertę. W przeciwnym razie zamiast niej stoi pomarańczowy link „Włącz zapisy na oferty w ustawieniach klubu →” albo — gdy zapisy są włączone, ale nie ma ofert — „Włącz zapisy na oferty — dodaj pierwszą ofertę →”. Oba prowadzą do Rejestracji online.

Karta ścieżki

• 1 Nazwa i krótki opis.
• 2 Liczby: „Zgłoszenia: 24” (przy dołączaniu „Zapisy”, przy ofertach „Rezerwacje”) i „Odsetek zapisanych: 33%” — jaka część z nich zapisała się do klubu.
• 3 Kiedy używać tej ścieżki.
• 4 Kopiuj link i QR.
• 5 Otwórz — formularz w nowej karcie, tak jak zobaczy go klient.
• 6 Twój link — pełny adres, ten sam, który kopiuje przycisk i koduje QR.
• 7 Jak to działa (krok po kroku) — rozwijane kroki.
• 8 Link do konkretnej grupy — rozwijany wybór grupy.

1

2

3

4

5

6

7

8

Karta ścieżki Rekrutacja ciągłaClick to enlarge

×

1

2

3

4

5

6

7

8

Kopiuj link

• 1 Kopiuj link…
• 2 …„Skopiowano link: Rekrutacja ciągła.” Gdy przeglądarka nie pozwala: „Nie udało się skopiować linku.”

1

2

Skopiowany link ścieżkiClick to enlarge

×

1

2

Kod QR ścieżki

• 1 Okno „Kod QR: Rekrutacja ciągła” — „Zeskanuj telefonem, żeby otworzyć formularz.”
• 2 Kod z adresem pod spodem.
• 3 Pobierz PNG — obraz kodu do druku.

1

2

3

Kod QR ścieżkiClick to enlarge

×

1

2

3

Jak to działa — wszystkie trzy ścieżki

• 1 Rekrutacja ciągła: udostępniasz link, klient zostawia kontakt, klub dzwoni, umawiacie trening próbny, po próbnym — zapis.
• 2 Dołączanie od razu: udostępniasz link, klient wybiera rolę i podaje dane, wybiera grupę, gotowe — przy automatycznej akceptacji od razu, przy zatwierdzaniu po Twojej decyzji w Zgłoszeniach.
• 3 Zapisy na oferty: tworzysz ofertę, udostępniasz link, klient rezerwuje miejsce, zatwierdzasz zgłoszenie, klient wypełnia pełną rejestrację.

1

2

3

Kroki trzech ścieżekClick to enlarge

×

1

2

3

Link do konkretnej grupy

• 1 Link do konkretnej grupy po rozwinięciu…
• 2 …wyjaśnia, że link zawiera grupę, więc formularz od razu ją pokaże…
• 3 …i ma pole Grupa („Wybierz grupę treningową”).

1

2

3

Link do konkretnej grupyClick to enlarge

×

1

2

3

Gdy klub nie ma aktywnych grup: „Brak aktywnych grup. Dodaj grupy w menu „Grupy treningowe”.”

• 1 Grupa…
• 2 …lista aktywnych grup klubu.

1

2

Wybór grupy do linkuClick to enlarge

×

1

2

• 1 Wybrana grupa…
• 2 …Podgląd linku z grupą…
• 3 …i Kopiuj, QR, Otwórz.

1

2

3

Link do wybranej grupyClick to enlarge

×

1

2

3

• 1 Kopiuj…
• 2 …„Skopiowano link do grupy.”

1

2

Skopiowany link do grupyClick to enlarge

×

1

2

• 1 QR otwiera okno „Kod QR: Dzieci 6–9 lat” — „Zeskanuj telefonem, żeby otworzyć formularz dla tej grupy.”
• 2 Pobierz PNG.

1

2

Kod QR linku do grupyClick to enlarge

×

1

2

Klub z kampanią zapisów na próbny ma nad kartami dodatkową kartę Strona kampanii — zapisy na próbny („Strona z miastami, grafikiem i zapisem na konkretny termin. Ten link wysyłasz w SMS-ach i reklamach.”) z tymi samymi przyciskami.

Statystyki rekrutacji

• 1 Zwinięta ramka Statystyki rekrutacji — „Liczba zgłoszeń, zapisy i skuteczność każdej ścieżki.” Kliknij, żeby rozwinąć.

1

Statystyki rekrutacji — zwinięteClick to enlarge

×

1

• 1 Cztery liczby: Zgłoszenia, Po próbnym, Zapisani, Odsetek zapisanych.
• 2 Rekrutacja ciągła — liczba zgłoszeń, zapisani i odsetek zapisanych, wyjaśnienie „Liczby obejmują zgłoszenia ze wszystkich źródeł: formularz, import, Facebook i dodane ręcznie.”, liczba zgłoszeń z formularza kontaktowego i link „Otwórz zgłoszenia z rekrutacji ciągłej →”.
• 3 Dołączanie od razu z linkiem „Otwórz zgłoszenia z dołączania od razu →”.
• 4 Zapisy na oferty z linkiem „Otwórz zgłoszenia z zapisów na oferty →” (tylko gdy ścieżka jest włączona). Linki prowadzą do Zgłoszeń z tej ścieżki.

1

2

3

4

Rozwinięte statystyki rekrutacjiClick to enlarge

×

1

2

3

4

Gdy statystyk nie uda się wczytać, pod tytułem ramki pojawia się „Nie udało się wczytać statystyk. Lista zgłoszeń i zadania działają normalnie.” Gdy nie wczyta się lista zgłoszeń, nad kolumnami stoi czerwone „Nie udało się wczytać Rekrutacji.”

Na telefonie

Na wąskim ekranie nagłówek, wyjaśnienie i rekrutacje sezonowe zostają na górze, a resztę dzielą trzy zakładki.

• 1 Zakładki Dziś, Linki i Statystyki.
• 2 Dziś (domyślnie) — Dziś do zrobienia z filtrem i kolumnami.

1

2

Telefon — zakładka DziśClick to enlarge

×

1

2

• 1 Linki…
• 2 …karty ścieżek rekrutacji jedna pod drugą.

1

2

Telefon — zakładka LinkiClick to enlarge

×

1

2

• 1 Statystyki…
• 2 …ramka statystyk (tu rozwinięta).

1

2

Telefon — zakładka StatystykiClick to enlarge

×

1

2

Co widzi osoba po kliknięciu linku, opisują instrukcje Zostaw kontakt do klubu i Zapis z linku od klubu; który link do czego służy — Linki od klubu.

Tip

Gdy w menu nie ma Rekrutacji, włącz kanał w Ustawienia → Rejestracja online → Rekrutacja ciągła (przełącznik Włącz kanał Rekrutacja ciągła). Przy wyłączonym kanale ekran pokazuje „Moduł Rekrutacja jest wyłączony”, a klub bez tej funkcji w planie widzi „Funkcja niedostępna” z przyciskiem do zmiany planu.