Fakturowanie

Otwórz Administracja → Ustawienia → Finanse i rozliczenia → Fakturowanie. W Manualu ten ekran jest pod Dla klubu → Ustawienia → Finanse i rozliczenia → Fakturowanie. Ustawienia zapisuje właściciel lub administrator klubu.

Dla Polski zakładki są ułożone kolejno: Dane firmy → Bank → Numeracja → KSeF. Dla Słowacji i Czech pozostają Dane firmy → Bank → Numeracja; ogólne fakturowanie jest dostępne bez KSeF. Przy zwykłym wejściu otwierają się Dane firmy. Zadanie Podłącz KSeF (e-faktury) z Centrum Konfiguracji otwiera KSeF. Możesz swobodnie przełączać zakładki; wybór znajduje się również w adresie strony. Na telefonie zakładki są oznaczone ikonami. KSeF pojawia się wyłącznie dla klubu z krajem Polska, gdy pozwalają na to jego uprawnienia. O dostępności decyduje kraj klubu, niezależnie od języka panelu i strefy czasowej.

Dane zapisują się w profilu rozliczeniowym podłączonym do klubu. Jeżeli kilka klubów korzysta ze wspólnego profilu, zmiana danych sprzedawcy dotyczy tego profilu. Ilustracje poniżej przedstawiają polski wariant rzeczywistych komponentów aplikacji z fikcyjnymi danymi. Pola dla Słowacji i Czech opisano osobno; te ilustracje nie potwierdzają odbioru ich wyglądu.

Kraj klubu i identyfikatory

Kraj klubu	Identyfikator sprzedawcy	Rejestr organizacji	Kod pocztowy
Polska	NIP: 10 cyfr, sprawdzana suma kontrolna	REGON, opcjonalny	XX-XXX
Słowacja	DIČ: 10 cyfr; przy zadeklarowanej rejestracji VAT-UE wybierz odpowiedni przełącznik (IČ DPH)	IČO: opcjonalnie 8 cyfr	123 45; możesz wpisać 12345
Czechy	DIČ: 8–10 cyfr; przy zadeklarowanej rejestracji VAT-UE wybierz odpowiedni przełącznik	IČO: opcjonalnie 8 cyfr	123 45; możesz wpisać 12345

W polu Identyfikator podatkowy podaj numer właściwy dla firmy. Przy VAT-UE możesz wkleić także prefiks kraju; aplikacja zapisuje kraj oddzielnie od właściwej części numeru. IČO jest osobnym identyfikatorem organizacji i nie zastępuje DIČ ani rejestracji VAT. Sprawdzenie formatu nie jest potwierdzeniem rejestracji w VIES ani automatycznym wyborem zasad rozliczania VAT.

Dla Słowacji i Czech formularz nie pokazuje polskiego NIP-u, REGON-u, BLIK-u ani zakładki KSeF. Nie wybiera też polskich podstaw zwolnienia. Profil sprzedawcy przypisany do klubu musi mieć ten sam kraj; wspólny profil nie może przy tej zmianie przestawić danych klubu z innego kraju. Dane nabywcy abonamentu Klubownika w Subskrypcji są odrębnym profilem rozliczeniowym.

Dane firmy

• 1 Wybierz Dane firmy. Pozostałe zakładki pozostają dostępne nad formularzem.
• 2 W polskim wariancie wpisz Nazwę firmy, NIP oraz opcjonalny REGON. NIP jest normalizowany do dziesięciu cyfr i sprawdzany sumą kontrolną; możesz wkleić go ze spacjami, myślnikami lub prefiksem PL.
• 3 Uzupełnij Adres (ulica i numer), opcjonalną dodatkową linię, Kod pocztowy w formacie XX-XXX i Miasto. Gwiazdka wskazuje pola wymagane.
• 4 Email kontaktowy i Telefon należą do danych sprzedawcy. Nie są to ustawienia adresata konkretnej faktury.

1

2

3

4

Fakturowanie — zakładki i dane sprzedawcy na fikcyjnym profiluClick to enlarge

×

1

2

3

4

Na wąskim ekranie pola NIP i REGON oraz email i telefon są ułożone w osobnych wierszach. Numer telefonu jest czytany od lewej do prawej także w widoku RTL.

Po wprowadzeniu danych użyj Zapisz ustawienia na dole formularza. Jeżeli błąd dotyczy pola w innej zakładce, formularz przenosi do tej zakładki.

Błąd pola i powrót do zakładki

• 1 Jeżeli podajesz Email kontaktowy, wpisz pełny, poprawny adres. Po próbie zapisu błąd pojawia się pod tym polem. Wymagana nazwa firmy, adres i miasto nie mogą zawierać samych spacji; kod pocztowy musi pasować do kraju klubu: XX-XXX dla Polski albo pięć cyfr dla Słowacji i Czech (zapis XXX XX).
• 2 Zapisz ustawienia sprawdza również pola pozostałych zakładek. Jeżeli błąd dotyczy innej zakładki, formularz otwiera ją i ustawia fokus na pierwszym błędnym polu. Popraw wskazane dane i ponownie zapisz ustawienia.

1

2

Fakturowanie — błąd emaila po próbie zapisu na wąskim ekranieClick to enlarge

×

1

2

Na ilustracji adres jest celowo niepoprawny. Taka próba nie zapisuje ustawień. Przełączanie zakładek zachowuje wpisane dane; samo przejście do Banku lub Numeracji nie zastępuje zapisu.

Bank

• 1 W Danych bankowych podaj Nazwę banku i Numer konta (IBAN). Odczytany numer jest pokazany w grupach po cztery znaki; zapis usuwa spacje i normalizuje wielkość liter.
• 2 Wybierz Domyślną metodę płatności: Przelew bankowy, Gotówka, Karta płatnicza, a dla Polski także BLIK. Domyślny termin płatności (dni) przyjmuje od 1 do 365 dni od wystawienia.

1

2

Fakturowanie — rachunek bankowy, domyślna metoda i termin płatnościClick to enlarge

×

1

2

To wartości domyślne dokumentu. Wybranie tutaj karty lub — w polskim klubie — BLIK nie podłącza operatora płatności.

Numeracja i VAT

• 1 Ustaw Prefix numeru faktury i Wzorzec numeracji. Lista zawiera cztery układy z podanym prefiksem, na przykład FV/2026/01/0001 dla Polski. Nowe ustawienia SK/CZ podpowiadają prefiks INV; możesz go zmienić. Pod listą zobaczysz zmienne: {prefix}, {year}, {month} i {number}.
• 2 Domyślna stawka VAT (%) w polskim wariancie ma opcje 23%, 8%, 5% i 0%. Dla SK/CZ wpisz właściwą stawkę liczbowo (0–100); formularz nie ustala jej z samego numeru podatkowego. Zapisane 0% pozostaje zerem przy ponownym otwarciu i zapisie formularza.
• 3 Zwolnienie z VAT jest osobnym przełącznikiem. Po jego włączeniu pojawia się Podstawa zwolnienia: wybór gotowej podstawy lub Inne (wpisz własne). Przy własnej podstawie uzupełnij Własną podstawę zwolnienia; gotowy tekst pojawia się poniżej wyboru. Dla SK/CZ dostępny jest własny tekst podstawy, bez listy polskich przepisów.

1

2

3

Fakturowanie — numeracja, zachowana stawka 0% i osobny przełącznik zwolnieniaClick to enlarge

×

1

2

3

Sama zmiana wzorca nie wystawia dokumentu ani nie zmienia numerów już wystawionych faktur.

Wybór podstawy zwolnienia

• 1 Włącz Zwolnienie z VAT, aby zobaczyć wybór podstawy. Przełącznik zwolnienia jest oddzielny od stawki 0%.
• 2 Gdy wcześniej nie zapisano podstawy, lista pokazuje Wybierz podstawę zwolnienia. Formularz nie zaznacza automatycznie przepisu dotyczącego usług sportowych. Wybierz odpowiednią pozycję albo Inne (wpisz własne) i uzupełnij Własną podstawę zwolnienia.

1

2

Fakturowanie — włączone zwolnienie i podstawa oczekująca na wybórClick to enlarge

×

1

2

Zapisana wcześniej własna podstawa pozostaje własnym tekstem. Dawniej zapisany wariant zwolnienia według obrotu nadal rozpoznaje swoją pozycję; samo otwarcie formularza nie przepisuje tego tekstu. Po zmianie podstawy użyj Zapisz ustawienia, również gdy zapisujesz z innej zakładki.

Automatyzacja i tekst dokumentu

• 1 Automatycznie wystawiaj faktury po płatności i Dołączaj fakturę PDF do emaila są oddzielnymi ustawieniami. Ich działanie wymaga również kompletnych danych do wystawiania faktur i dostępnego przepływu płatności.
• 2 Wybierz Domyślny typ faktury: Faktura VAT, Faktura proforma lub Paragon. Wybranie pozycji Paragon nie konfiguruje urządzenia fiskalnego; służą do tego osobne Kasy fiskalne.
• 3 Tekst w stopce faktury i Tekst podpisu uzupełniają treść dokumentu. Szare przykłady w pustych polach są podpowiedziami.
• 4 Zapisz ustawienia zapisuje dane całego formularza, także z pozostałych zakładek. Poczekaj na komunikat wyniku.

1

2

3

4

Fakturowanie — automatyzacja, typ dokumentu, stopka, podpis i zapisClick to enlarge

×

1

2

3

4

Potwierdzony zapis obejmuje profil rozliczeniowy, jego podłączenie do klubu oraz dane używane do faktur. Sam komunikat zapisania ustawień nie dowodzi, że faktura została już wystawiona lub wysłana.

Potwierdzony zapis i dane profilu

• 1 Poczekaj na Ustawienia zapisane. To potwierdzenie danych całego formularza. Przy pierwszym zapisie aplikacja tworzy i podłącza profil rozliczeniowy do klubu; kolejne zapisy korzystają z podłączonego profilu.
• 2 Zapisz ustawienia obejmuje również pozostałe zakładki. Puste pole tokenu zachowuje zapisany token. Przed następną operacją poczekaj na wynik bieżącego zapisu.

1

2

Fakturowanie — potwierdzenie zapisu fikcyjnych danych sprzedawcyClick to enlarge

×

1

2

Jeżeli kilka aktywnych klubów korzysta z tego samego profilu, zmiana danych sprzedawcy obejmuje te kluby i dane używane do ich faktur. Zmiana nie przenosi klubu do innego profilu. Ilustracja pokazuje rzeczywisty formularz z kontrolowaną odpowiedzią na lokalnym stanowisku; nie przedstawia zapisu w produkcyjnej bazie.

Nie udało się potwierdzić zapisu

• 1 Komunikat Nie udało się potwierdzić zapisu. Odśwież ustawienia przed ponowną próbą. oznacza, że aplikacja nie otrzymała prawidłowego potwierdzenia. Dane mogły już zostać zapisane. Odśwież ustawienia i porównaj odczytane wartości przed kolejną próbą.
• 2 Samo naciśnięcie Zapisz ustawienia nie potwierdza wyniku. Poczekaj na Ustawienia zapisane albo komunikat błędu. Formularz nie ponawia zapisu automatycznie.

1

2

Fakturowanie — brak potwierdzenia po kontrolowanym zapisie fikcyjnych danychClick to enlarge

×

1

2

Jeżeli błąd wystąpi podczas zapisu danych w bazie, profil, jego podłączenie i dane faktur cofają się razem. Przy utracie odpowiedzi po zakończeniu zapisu dane mogą już być zapisane; dlatego przy braku potwierdzenia najpierw odśwież ustawienia i je porównaj.

Bez potwierdzenia wpisany token nie jest czyszczony. Po potwierdzonym zapisie czyszczona jest wysłana wartość; nowszy token wpisany podczas oczekiwania pozostaje w polu do osobnego zapisu. Ilustracja pokazuje kontrolowaną niepełną odpowiedź na lokalnym stanowisku. Nie jest dowodem zapisu w rzeczywistej bazie ani połączenia z KSeF.

KSeF

• 1 Włącz integrację KSeF pokazuje pola połączenia. Oznaczenie Włączony opisuje przełącznik; nie jest wynikiem testu tokenu.
• 2 W Środowisku KSeF wybierz Testowe, Przedprodukcyjne albo Produkcyjne. Testowe i przedprodukcyjne są środowiskami nieprodukcyjnymi. Token musi odpowiadać wybranemu środowisku i podmiotowi wystawiającemu faktury.
• 3 Wklej Token autoryzacyjny KSeF. Zapisany oznacza obecność zapisanego tokenu; jego treść nie jest pobierana do formularza. Pozostaw pole puste, aby zachować token. Pokaż/Ukryj zmienia widoczność tylko wpisanej wartości.
• 4 Testuj połączenie jest osobną kontrolą NIP-u, tokenu i środowiska. Może korzystać z nowo wpisanego tokenu albo z zapisanego tokenu, gdy pole pozostaje puste. Wynik testu i jego czas pojawiają się w tej sekcji; sam test nie zastępuje zapisu zmienionych ustawień.
• 5 Automatyczne wysyłanie do KSeF jest osobnym przełącznikiem wysyłki po wystawieniu dokumentu. Ustaw go zgodnie z przygotowaną konfiguracją i użyj Zapisz ustawienia.

1

2

3

4

5

Fakturowanie — włączenie KSeF, środowisko, zapisany token, test i automatyczna wysyłkaClick to enlarge

×

1

2

3

4

5

W zadaniu z Centrum Konfiguracji przycisk Sprawdź status sprawdza zapisane włączenie KSeF i obecność tokenu. Nie testuje tokenu u operatora, nie wysyła faktury i nie potwierdza poprawności danych sprzedawcy. Gotowe dotyczy zakresu tej kontroli konfiguracji. Zadania i ich rzeczywisty zakres.

Ilustracja nie przedstawia połączenia z prawdziwym KSeF. W testach tego poradnika nie wystawiano ani nie wysyłano faktur.

Test zapisanego tokenu

• 1 Pozostaw pole Token autoryzacyjny KSeF puste i użyj Testuj połączenie, aby sprawdzić zapisany token dla bieżącego NIP-u i wybranego środowiska. Test wykonuje uwierzytelnienie; sama dostępność serwera KSeF nie wystarcza do wyniku pozytywnego.
• 2 Połączenie działa prawidłowo i czas opisują zakończony test. Wynik jest przypisywany do zapisanej konfiguracji tylko wtedy, gdy testowano zapisany token, NIP i środowisko nadal pasują, a zapis wyniku się powiódł.

1

2

Fakturowanie — pozytywny wynik i czas na lokalnym stanowisku z kontrolowaną odpowiedziąClick to enlarge

×

1

2

Test połączenia nie wystawia ani nie wysyła faktury. Zmiana zapisanych danych uwierzytelnienia usuwa poprzednie potwierdzenie; nową konfigurację należy przetestować ponownie. Ilustracja pokazuje rzeczywisty formularz z fikcyjnymi danymi i kontrolowanym transportem, bez kontaktu z rzeczywistym KSeF.

Test nowego tokenu

• 1 Możesz wpisać nowy token i użyć Testuj połączenie przed zapisem. Test korzysta z wpisanej wartości; Zapisany nadal oznacza obecność dotychczasowego tokenu w zapisanej konfiguracji.
• 2 Gdy użyto niezapisanych danych, pod wynikiem pojawia się informacja, że nie przypisano go do zapisanej konfiguracji. Użyj Zapisz ustawienia, poczekaj na potwierdzenie i ponownie przetestuj zapisany token, pozostawiając pole tokenu puste.

1

2

Fakturowanie — test wpisanego fikcyjnego tokenu i informacja o nieprzypisanym wynikuClick to enlarge

×

1

2

To samo rozróżnienie dotyczy testu po zmianie NIP-u lub środowiska przed zapisaniem danych. Pozytywny test wersji roboczej nie potwierdza starej konfiguracji ani nie zapisuje nowego tokenu. Jeżeli podczas testu zmieniło się powiązanie klubu z profilem, wynik nie zostaje przeniesiony na nowy profil.

Zmiana danych podczas testu

• 1 Zmiana NIP-u w Danych firmy, Środowiska KSeF lub Tokenu autoryzacyjnego KSeF usuwa wyświetlony wynik poprzednich danych. Jeżeli test jeszcze trwa, aplikacja przerywa oczekiwanie i nie pokazuje późniejszej odpowiedzi jako wyniku nowych danych.
• 2 Podczas testu przycisk Testuj połączenie pokazuje oczekiwanie i jest niedostępny. Kolejne naciśnięcie nie rozpoczyna równoległego testu.
• 3 Zapisz ustawienia jest niedostępny podczas testu; test jest również niedostępny w trakcie zapisu. Po zakończeniu oczekiwania możesz wykonać następną operację.

1

2

3

Fakturowanie — rzeczywiste oczekiwanie na lokalnym stanowisku i zablokowane przyciskiClick to enlarge

×

1

2

3

Samo przejście do innej zakładki formularza nie zapisuje ustawień. Opuszczenie formularza lub przejście do innego klubu przerywa oczekiwanie na wynik; spóźniona odpowiedź nie zmienia formularza nowego klubu.

Brak wyniku i Ponów

• 1 Nie udało się uzyskać potwierdzonego wyniku testu. Sprawdź połączenie i użyj „Ponów”. oznacza brak wiarygodnej odpowiedzi, na przykład błąd połączenia lub przekroczenie czasu oczekiwania. Aplikacja kończy oczekiwanie po około 30 sekundach. Taki komunikat nie jest potwierdzeniem, że token jest błędny.
• 2 Po sprawdzeniu połączenia użyj Ponów, aby samodzielnie rozpocząć kolejny test. Formularz nie ponawia testu automatycznie i nie zapisuje przy tym tokenu.

1

2

Fakturowanie — trwały komunikat braku wyniku i ręczne Ponów po kontrolowanym oczekiwaniuClick to enlarge

×

1

2

Prawidłowa odpowiedź z negatywnym wynikiem testu jest pokazywana osobno jako nieudany test połączenia. Sprawdź wtedy NIP, środowisko i token. W obu sytuacjach pozytywny wynik wcześniejszych danych nie zastępuje nowego testu.

Nie udało się załadować ustawień

• 1 Jeżeli odczyt się nie powiedzie, zobaczysz Nie udało się załadować ustawień oraz Ponów. Formularz pojawia się dopiero po poprawnym odczycie. Ponów ponownie pobiera zapisane dane; nie zapisuje ustawień i nie testuje KSeF.

1

Fakturowanie — błąd odczytu i ręczne Ponów przed otwarciem formularzaClick to enlarge

×

1

Jeżeli błąd wraca, spróbuj ponownie po przywróceniu połączenia. Pusty formularz nowej konfiguracji jest pokazywany dopiero po potwierdzeniu, że klub nie ma jeszcze podłączonego profilu.